Slik sløser sjefen bort en dag av din arbeidsuke

Må bedriften din spare penger? Gjør noe med møtekulturen, mener professor Erik Lerdahl. Foto: Linda Vaeng Sæbbe

Må bedriften din spare penger? Gjør noe med møtekulturen, mener professor Erik Lerdahl. Foto: Linda Vaeng Sæbbe

Artikkelen er over 4 år gammel
DEL

Må bedriften spare penger? Gjør noe med de evinnelige møtene!

Du har i snitt åtte-ti møter i uka, det betyr at en hel arbeidsdag hver uke sitter du inne på møterommet. Sjefen din bruker enda mer tid rundt møtebordet – mellom 50 og 70 prosent av dagen til lederen går med på å sitte i møter.

Tidsbruken er ikke gal i seg selv – hadde det ikke vært for at over halvparten av møtetiden oppfattes som unyttig av møtedeltakerne. Fordi møtene ikke er planlagte, de mangler struktur og styring. Fordi møtekulturen i bedriften er slapp og tilfeldig – og møter bare oppfattes som en kaffeslurpende og mobiltastende pause fra arbeidsdagen.

- Den unyttige møtetiden koster milliarder kroner hvert år, sier professor Erik Lerdahl – og forfatter av nyutgivelsen «Slagkraftige møter». 

LES OGSÅ:

Helge spikker i protest mot møtestrikking

Møt smartere

Han har skrevet boka med et ønske om å profesjonalisere møtebruken vår. Gjøre møter om fra å være et «gjesp» til å bli et «yes!». Men ikke minst for å bidra til å rasjonalisere tiden vår – spare bedriften for unødvendige kostnader.  

- Bedrifter investerer i nye effektiviserende programmer og systemer for å kutte kostnader og spare penger. Man jakter hele tiden etter nye metoder for hvordan en kan jobbe smartere. Mitt råd er: Gjør noe med møtekulturen, sier Erik Lerdahl.

Han er Norges eneste professor i kreativitet – og har brukt fire år på å skrive den første norske fagboken om møter. «Slagkraftige møter» ble sendt ut fra Fagbokforlaget i forrige uke – og torsdag i denne uken skal boken lanseres på Emmas Drømmekjøkken i Tromsø.

Å arrangere gode møter er et krevende fag.  

- Vi går alle på møter – store deler av arbeidsdagen er møter. Det er et paradoks at det ikke finnes et eneste kurs eller fag på høyskoler og universitet om hvordan en leder og legger opp møter, sier Lerdahl, som selv kan fortelle at han ble så sliten etter avdelingsmøter i en tidligere jobb at han måtte skaffe seg sovesofa på kontoret for å kunne ta seg en høneblund for å fungere resten av dagen.  

Halvparten av møtene oppfattes som unyttige

Lerdahl er ikke motstander, men tilhenger av møter. Gode møter.

- Det skal ikke bare være å innkalle til et møte – det skal være planlagt og nøye gjennomtenkt slik at en sikrer at møtene gir gevinst. Da kan møter være engasjerende og effektive – og ha en enorm nytteeffekt.

Hans forrige bok «Slagkraft» en håndbok i ideutvikling er i dag pensum på mange skoler. Nå håper han at også møtekunsten blir noe som bedriftsledere vil lærer seg.

- Dårlige planlagte, gjennomførte og unødvendige møter koster milliarder kroner i året her i landet. Studier viser at halvparten av alle møtene blir vurdert som bortkastet av deltagerne. I tillegg kommer alle de møtene som oppfattes som nyttige – men lite effektive, sier Lerdahl, som også er daglig leder av selskapet Slagkraft AS.

Blitt en ukultur

Møter er noe det er allment akseptert å sukke og stønne over. Han forteller faktisk at undersøkelser også viser at mange som starter for seg selv sier at dårlige møter var det utløsende årsak til etableringen. De starter opp egen bedrift for at de skal få slippe å gå på de evinnelige møtene.

- En forklaring på at det avholdes stadig flere møter er også at det har blitt en (u)kultur for det. Møter på godt og vondt er blitt en forventet arbeidsform. En del sjefer tror at noe av jobben deres er å innkalle til møter, det blir en rutine uten klart formål. For en del arbeidstakere er møter rett og slett et sted for avkobling og sosialisering, skriver Erik Lerdahl i boken sin.

Når folk er på kontoret eller på arbeidsplassen sin føler man et press på seg for å levere. Møter kan i mange sammenhenger virke som sosialt friminutt, hvor det ikke stilles krav til deltakerne – og når møtene avsluttes, tenker mange at «oj, nå må jeg tilbake å jobbe».

Viktigere enn medarbeidersamtaler

- En må jobbe med møtekultur.  En god møtekultur er viktigere enn medarbeidersamtaler i en bedrift, mener han.

Bør mobiltelefonene ligge utenfor møterommet? Skal alle måtte si noe? Skal noen få prate hele tiden?  Må alle gå på møtene. Må alle sitte ut hele møtetiden? Hvem skal forberede seg? Hvor mange tema kan et møte ha? Hvordan holde på oppmerksomheten? Må en ha møter – alltid?

- Det paradoksale er at dårlige møter leder til flere dårlige møter og over tid skaper en negativ organisasjonskultur, mener han.

Lerdahl foreslår for eksempel bruk av penn og papir og veksling mellom muntlig og skriftlig form.

- En kan gi deltakerne ett minutt på å skrive ned sine synspunkter, istedenfor den vanlige runden rundt bordet, sier han.

Hvorfor møte?

Visualisering er et annet viktig område i boka. Men viktigst av alt er at møteinnkalleren har klart for seg hva som er formålet med møtet.

Lerdahl har delt kapitlene i boka si inn i spørreordene. Hvorfor skal en ha møtet? Hvem skal delta? Hva er møteagenda? Når – tidsramme og varighet? Hvor – lokaler og utstyr? Hvordan – metode og prosesser.

- Tenk om du kunne glede deg til å gå i møter, spør Lerdahl og har laget en skisse for hva som vil hjelpe til.

Ti grunnleggende grep for slagkraftige møter:

  1. Møtet planlegges
  2. En definert møteleder.
  3. Spilleregler formuleres.
  4. Alle noterer selv før diskusjon
  5. Brainwriting brukes på problemløsning.
  6. Synlig agenda og resultater på veggen.
  7. Visuelle verktøy anvendes
  8. Agendabaserte beslutninger med tydelig ansvarsfordeling
  9. Kortfattet dokumentasjon
  10. Rask evaluering av møtet.